Un estudio de la
Universidad de Duke determinó que el 40% de las decisiones cotidianas están
asociadas a hábitos. Malos hábitos pueden descarrilarlo y hacerle perder
tiempo, pero por otro lado buenos hábitos pueden ahorrarle momentos preciosos
que Ud. puede aprovechar para usarlos en su modo proactivo y así eliminar
tiempo malgastado. Por ello, la recopilación de ideas de tres expertos en
productividad permite conformar un grupo de recomendaciones para maximizar
productividad. Pueden parecer muy simples, pero no todas son tan obvias:
1.
Planificar el día siguiente desde la
noche anterior
El
planteamiento aquí se resume así:
·
Si se recarga el día con
exceso de actividades o se genera un espacio no ocupado, no existe la distancia
en tiempo para corregir y se entra un modo de trabajo puramente reactivo.
·
Por ello es conveniente tomar
5 minutos al final de cada día de trabajo para revisar y organizar el calendario del día siguiente.
2.
Desconectarse del sistema
Si Ud. es fácilmente tentado por las redes sociales o el correo haga un
hábito de desconectarse del sistema antes de comenzar un proyecto o una tarea
importante. El trabajo ejecutado en modo distraído toma más tiempo realizar que
el focalizado. El tiempo extra que toma
durante el momento de escribir su clave provee el espacio suficiente para que Ud. se dé
cuenta que se está distrayendo y que no debería hacerlo.
3.
Preparación para las reuniones
Para aprovechar las reuniones es conveniente establecer una rutina que ayude
a que sean más efectivas. Si Ud. invitó
a la reunión, envíe un correo explicando a los participantes cuál es el objetivo
que se pretende alcanzar. Si Ud. es el
invitado pregunte al organizador cuál es la mejor manera de prepararse para la
reunión.
4.
Seguimiento
Después que se delega una tarea es conveniente crear el hábito de escribir
una confirmación definiendo claramente las expectativas. Estos pocos minutos dedicados al seguimiento
puede ahorrar horas de complicaciones y líos más adelante, si por ejemplo una
fecha esperada fue mal comunicada o mal entendida.
5.
Limpieza del escritorio
Cuando se limpia el escritorio al cerrar la tarde es posible comenzar
directamente a trabajar la mañana siguiente.
Si hay papeles sobre el escritorio se pierde tiempo al comenzar a
trabajar. Por supuesto, si la limpieza
no se realiza diariamente, la acumulación de papel puede tomar una tarde
completa solo limpiar el espacio.
6.
Establecer una rutina de carga
Hay expertos en productividad que recomiendan recargar cada noche: el
teléfono, la tableta, el laptop. Esto generalmente
evita preocupaciones de búsqueda de los puntos de conexión para los equipos y de descarga de los mismo durante el día.
Las recomendaciones provienen de las
siguientes fuentes: Julie Morgenstern - Never Check Email in the Morning, Emily Schwartz - The Time Diet: Digestible Time Management y Janine Adams - Peace of Mind Organizing
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