La publicación CIO
realizó una encuesta con docenas de ejecutivos de TI, gerentes de proyecto y
expertos en gerenciación de proyectos para conocer las sugerencias que tienen
para establecer, administrar y ajustar expectativas con el fin de asegurar que
se cumplan los compromisos de cumplimiento. A continuación las 11
principales recomendaciones:
Involucramiento
tempranero, durante el proceso de planificación
Es común que la
Alta Gerencia establezca las expectativas para los proyectos, especialmente los
de TI, sin tomar en consideración los detalles que su entrega pueda
involucrar. Por esa razón es crítico dedicar el tiempo apropiado
con la Alta Gerencia durante el proceso de planificación para establecer los
objetivos medibles con los cuales todos estén de acuerdo. De esta manera
cuando aparezcan temas o problemas siempre se puede referir a dichos objetivos
y preguntar a la Gerencia si esos temas afectan su habilidad para producir los
resultados.
Mejor todavía
es, si es posible, participar en el proceso de venta del proyecto, de
manera que se conozca lo que espera y los detalles que se discutieron desde un
principio. Mientras mejor conozca el Gerente de Proyecto los objetivos
del proyecto, mejor puede guir a su equipo hacia el éxito.
Involucrar a todos
los actores involucrados (Stakeholders), especialmente TI
Cuándo el proyecto
tiene un fuerte componente TI es conveniente traer a todo el equipo de TI a una
sala, incluyendo al CIO hasta el programador junior, para asegurar que
todos los involucrados tienen clara la cronología y las expectativas del
proyecto. De esta manera, incluso las personas que hacen el código
o los que instalan un servidor entienden en un 100% de lo que trata el proyecto
y pueden ser ganados al mismo.
Tener un alcance
definido, con condiciones de cierre, y establecer prioridades
Poder contener y
mantener el alcance es el “talón de Aquiles” de todos los proyectos, ya que
incluso los cambios aparentemente menores pueden acumularse y causar daño
mayor. Los cambios propuestos deben ser rigurosamente evaluados para
determinar su impacto sobre el calendario comprometido y los costos
involucrados, independientemente de lo insignifantes que aparenten ser.
Es importante
involucrar al equipo del proyecto en la evaluación de estos cambios. Se recomienda
que los cambios propuestos en proyectos específicos sean incluidos en la
revisión de seguimiento semanal de todos los proyectos de desarrollo, ya que el
tiempo total de dedicación de desarrollo debe ser considerado cuando se tomen
decisiones que puedan afectar las prioridades.
Ser realista
Desde los primeros
días del proyecto es importante establecer fechas realistas que permitan
pronósticos precisos. Completar a tiempo y mantener el proeycto dentro de
su presupuesto requiere el compromiso de todas las partes involcradas.
Eso significa que que el cliente, la gerencia y el equipo del proyecto siempre
deben estar involucrados en el establecimiento de expectativas y de las fechas
a las que se apunta para asegurar que todos participen y apoyen.
Asegurar que
todos, incluyendo Alta Gerencia, entiendan su rol y responsabilidades
Los Gerentes de
Proyecto deben aclarar el tiempo y las actividades esperadas, con respecto al
proyecto, de cada miembro del equipo y de la gerencia. Es probablemente
todavía más importante esta aclaratoria con respecto a la Alta Gerencia, ya que
estos generalmente tienen sus calendarios comprometidos por múltiples semanas.
Cada persona debe saber cuándo se efectuaran las reuniones y cual es el
objetivo de cada una de ellas. Muchas veces el error ocurre cuándo no se
comunican claramente los objetivos, los tiempos y las mediciones del éxito del
proyecto.
Asegurar que los
miembros del equipo se comunican entre ellos
El proyecto debe
incluir un Plan de Comunicaciones. Un Plan de Comunicaciones exitoso
generalmente incluye el alcance, los propietarios de cada tarea, las fechas
compromiso de cada tarea y el status actualizado y quién debe ser notificado
cuando aparecen cuestiones o problemas.
Tratar de
identificar posibles puntos débiles
El diseño de cada
proyecto incluye muchas variables y aún contando con preparación infinita, es
imposible identificar todos y cada aspecto. El identificar
esos puntos débiles en forma tempranera en el ciclo de desarrollo ayuda a las
relaciones con el cliente, y los posiciona para poder responder rápidamente si
la situación lo requiere y así mantener los proyectos dentro del tiempo
programado.
Establecer
recordatorios de calendario para los hitos del proyecto
Para mantener los
proyectos y equipos dentro de la progresión esperada hay que establecer
notificaciones de calendario, alertando a los miembros cuándo los pasos deben
ser completados y la fechas comprometidas.
Disponer de una
estrategia de escalación
Nada nunca ocurre
de acuerdo a lo planificado, así que para mantener las expectativas bajo
control, es necesario trabajar con la gerencia para identificar que temas deben
ser escalados y cuales no deben ser escalados. Sobre la base de esta guía
se debe discutir con el equipo del proyecto, y al identificar lo escalable y lo
no escalable, se puede establecer la responsabilidad y la rendición de cuentas
al nivel de cada uno.
Programar
reuniones de revisión de status – e incluir recordatorios para asegurar que todos
asisten
Las reuniones
deben ser programadas con la frecuencia considerada conveniente y estas
reuniones pueden ser conferencias a distancia o presenciales. Es muy
importante que las reuniones sean abiertas, honestas e inclusivas. Está
comprobado que la comunicación directa entre todas las partes es la mejor y más
eficiente forma de entregar un proyecto con calidad.
No tener miedo de
comunicar malas noticias – y ajustar expectativas
Cualquier cosa que
ocurra que afecte las fechas del proyecto debe ser comunicada inmediatamente a
todos los “stakeholders”. Nada bueno ocurre si se trata de esconder un
problema. Es importante ser claro y conciso en la transmisión. En
general, los clientes y la gerencia aprecian ser involucrados más temprano que
tarde. Por supuesto, cuando se presentan malas noticias, es importante
acompañarlas de las opciones de solución.
En el artículo de CIO además identifican a través
de referencias directas los consultores y las empresas que participaron en la
encuesta.
