Hace varios meses el artículo “El arte de
hacer un presentación brillante!!” (http://linkd.in/1R6u2tB) en mi blog levantó mucho
interés, presumo que se trata de un tema que atrae a muchos y preocupa a otros.
Así que se aprovecha la oportunidad para agregar elementos útiles al manejo de
las presentaciones. Ya que no es fácil lograr la atención inmediata de un
público, pero puede ser muy simple perder a ese público en los primeros
momentos de una presentación se comienza con recomendaciones en esa área y
después se cubren los períodos intermedios y también el cierre de la
presentación. Estas son algunas de las expresiones que no se recomiendan usar
en una presentación:
Excusas de inicio: Desfase de horario/
Cansancio/ Resaca
Con cierta frecuencia una presentación se
comienza con un comentario como “Solo me invitaron ayer”, “Estoy cansado por el
viaje” u otra excusa débil que la audiencia no está realmente interesada en
escuchar. Los asistentes esperan una excelente presentación, si el
presentador no se siente bien y no puede dar lo mejor de sí mismo, debería
considerar la cancelación de la reunión. Para que la audiencia pueda ver la
persona que espera, es preferible ingerir una píldora, tomarse un café y acabar
con el malestar antes de comenzar la sesión.
El audio: Me escuchan?
Muchas personas comienzan su intervención,
tocando el micrófono varias veces y gritando “Me escuchan allá atrás?”, y
entonces aparecen caras compungidas cuando queda claro que todo el mundo puede
escuchar, pero nadie se ha dignado en levantar un brazo como afirmación de
ello. La responsabilidad del audio es del presentador y de su equipo, y si
existen dudas es preferible probar el audio previamente.
Ahora bien, si el presentador habla a través
del micrófono y tiene la impresión que no funciona, hay que tomarlo con calma y
probar de nuevo. Si todavía no funciona es preferible caminar con calma al
extremo del escenario y discretamente solicitar al moderador que lo
revise. Mientras tanto, hay que mantener la sonrisa frente a la audiencia
y transmitir confianza. Hay que presumir que todo funcionará y en caso
contrario, mantener la calma hasta que la situación se resuelva.
La iluminación: No los veo!
Cuando se está en un escenario, las luces son
brillantes y calurosas y es muy difícil ver a la audiencia. Pero los allí
presentes no necesitan enterarse de este hecho. Hay que mirar fijamente
hacia la oscuridad, sonreir con frecuencia y actuar con naturalidad. Si
se desea verlos o sentirlos de cerca se puede caminar hacia la audiencia.
En caso que se desee hacer una pregunta a la audiencia o ver una muestra
de manos, simplemente hay que solicitar a la persona apropiada que encienda las
luces. Es preferible, acordar con esa persona previamente si se desea realizar
ese tipo de acción
Regreso más tarde a una respuesta
Si la audiencia es una que está ávida de
aprender e interactuar hay que aprovecharla. Si alguien tiene una pregunta
asociada a una lámina que existe más adelante en la presentación es preferible
moverse directamente a ese punto. Si alguien es lo suficientemente valiente
para levantar su mano y hacer una pregunta, hay que felicitarlo e invitar al
resto de los participantes a seguir el ejemplo. Esto no conviene
desaprovecharlo o dilatarlo.
Lo pueden leer?
La regla general es que el Font de la letra
debe ser dos veces más grande que el tamaño de la audiencia. Si se espera que
asistan 40 personas, se recomienda un Font de 80. La manera más segura de
perder la audiencia es agregando texto a una lámina. Una vez que estos
comienzan a leer, inmediatamente dejan de escuchar.
Permítanme leerles esto!
No se debe colocar texto en exceso en las láminas
de manera que obligue al público a leer y a dedicarle tiempo. Si esto llegara a
ocurrir, lo último que hay que hacer es leerlo en voz alta. Hay que usar
títulos cortos y memorizar cualquier texto que se desee que la audiencia
escuche. Si efectivamente es necesario incluir un párrafo, es preferible
anunciarlo para que todos lo lean y hacer una pausa de 6 a 10 segundos para que
se dediquen a leer el detalle.
Apaguen los dispositivos!
Érase una vez que se le podía decir a la
audiencia que apagaran sus dispositivos, pero eso ya no funciona. Ahora la
gente envía tuits con comentarios del presentador o toma notas en un iPad
durante la presentación, o puede que estén jugando solitario o revisando
Facebook. Se le puede solicitar a los presentes que coloquen su teléfono en
modo de silencio, pero aparte de eso hay que lograr que la presentación sea tan
inspiradora que cierren sus laptops porque no quieren perderse un segundo de la
charla. La atención del público hay que ganársela!
No hace falta escribir nada o tomar
fotos, la presentación la tienen en línea!
Parece conveniente que los asistentes bajen
la presentación desde Internet después de la charla. Sin embargo, si es
una buena presentación tendrá poco contenido detallado y no será tan útil.
También es cierto que para muchas personas el acto de escritura representa una
manera simple de memorizar o retener lo que están escuchando. Por lo tanto, es
recomendable que se le permita a los asistentes hacer lo que deseen con sus
dispositivos, con tal de no interrumpir o molestar al público presente.
Repetir las preguntas (parafrasear)
Provoca responder una pregunta de inmediato,
pero es importante realizar una pausa previa. La pregunta que el presentador
captó de inmediato no necesariamente ha sido escuchada o entendida por todos.
Por ello es conveniente repetir la pregunta para todo el público la escuche y
después proceder a responder. Ese hábito de repetir la pregunta antes de
responderla también libera un tiempo adicional para estructurar la respuesta.
Prometer hablar poco, la presentación
será corta
Esa promesa casi nunca se cumple, pero casi
siempre se hace el ofrecimiento al principio de la presentación. A la audiencia
poco le importa si la presentación es corta o larga, están invirtiendo su
tiempo y desean ser informados e inspirados. A menos que se desee decir “Esta
presentación cambiará su vida” o “Esta presentación está programada para 30
minutos, pero se hará en 25 minutos para que puedan tomar café antes” es
preferible no hacer promesas que no se cumplan.
No hay más tiempo? Todavía faltan 23
láminas!!
Una presentación inconclusa o apurada al
final no deja una buen sabor. Hay que practicar la presentación para que se
complete en el tiempo previsto. Es preferible terminar 5 minutos antes y
solicitar preguntas y comentarios. Se gana el respeto y la gratitud del público
con esos cinco minutos adicionales, mientras que quitarles cinco minutos solo
molesta y aleja.
Conclusiones
La conclusión es que a una presentación hay
que llegar preparado, de ser uno mismo y ser profesional. La audiencia amará a
la persona que hable claro, que sea seria y que no les haga perder tiempo.
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