Colaboración es un término con múltiples
usos, incluso el negativo de colaboracionista que se hizo común durante la
Segunda Guerra Mundial para describir a los nacionales de varios países
europeos que trabajaron con los ocupadores alemanes. Para este escrito nos concentraremos
en el concepto de colaboración en el mundo empresarial, que en forma resumida
se puede describir como “trabajar con otros para realizar una tarea y alcanzar
objetivos compartidos”. Los recientes avances en tecnología han provisto al
mundo con internet con más ancho de banda, con conexión inalámbrica extensiva y
con herramientas de colaboración como blogs y wikis y de esa manera han
permitido crear la “colaboración en masa”, que algunos también denominan
Colaboración 2.0.
La colaboración es muy importante, ya que su
aplicación permite potenciar equipos humanos para producir resultados mucho
mejores que la suma de la capacidad individual de los involucrados. Casi toda
la colaboración requiere liderazgo, donde la forma de liderazgo puede ser social,
dentro de un grupo descentralizado e igualitario. En particular, los
equipos que trabajan en forma colaborativa pueden obtener más recursos, mayor
reconocimiento y premios cuando enfrentan competencia por recursos
finitos. La colaboración entre miembros de un equipo permite mejor
comunicación dentro de la organización y a través de la cadena de suministro.
La colaboración empujará la transformación
digital de la empresa y abre el camino hacia la Empresa Digital. La
transformación digital ya está en el menú de muchas empresas en el último par
de años y recientes investigaciones demuestran las distintas recetas que las
empresas están usando para evolucionar la estructura, los procesos internos y
la cultura para equipararse con la evolución que se observa en el comportamiento del cliente. Aprovechamos
para revisar el impacto de Colaboración 2.0, que la compone y hacia donde
apunta incluyendo:
Colaboración
hoy
El concepto de herramientas de colaboración
no es nada nuevo, Lotus Notes fue pionero en este campo hace 25 años. Sin
embargo, en los años recientes han llegado nuevas herramientas de colaboración
al mercado, que se diferencian de sus predecesoras, algunas en mucho y otras en
poco. Lo común es que los nuevos proveedores que provocan la disrupción
nacieron en la Nube:
·
La nueva camada está basada en Internet o en la Nube, en
lugar de habitar en un servidor dentro de un Firewall.
·
Son mucho más más fáciles de instalar y usar que sus
predecesores.
·
Es un nuevo tipo de colaboración se construye alrededor
de herramientas como administración de tareas, chat, redes sociales e incluso
la compartición de documentos.
·
Las ofertas basadas en Internet son fácilmente asequibles
por dispositivos móviles y eso permite que la gente pueda trabajar donde
quiera, cuando quiera y con cualquier dispositivo.
·
La cultura de compartir y de usar redes sociales está
mucho más arraigada y la expectativa moderna es que la comunicación de
trabajo sea tan fácil como la personal.
·
Los retos de la implementación siguen siendo similares a
los que enfrentaron Notes y Sharepoint.
Ejemplos del uso de Colaboración
Las empresas usuarias de las herramientas de
colaboración indican que encuentran valor real en ello y estos son algunos
ejemplos:
·
Sephora está realizando la transformación digital de la
empresa, agrupando en un solo equipo a cada empleado que toca a un cliente
digital. Redes sociales, Servicio al cliente, Ventas y Soporte están ahora
igualmente equipados, informados y respondiendo a las diversas necesidades de
los clientes.
·
Las empresas que manejan mega eventos los están
usando. Específicamente, Populous usa “Smartsheet”, con una interfase
similar a una hoja de cálculo e indican que: (1) Es asequible por teléfono
inteligente, (2) Los equipos de trabajo pueden compartir, (3) Agregan notas,
anexan documentos, crean alertas y lo conectan a los calendarios y (4) Se paga
por usuarios licenciados y como el costo es predecible es fácil
presupuestar.
·
En Altimeter, las iniciativas de transformación digital
son: (1) Mejora de procesos que aceleran los cambios a las propiedades
digitales (actualización de páginas web, nuevas plataformas móviles o
sociales), (2) Integración de los esfuerzos e inversiones en las áreas social,
móvil, Internet, comercio electrónico y servicios para ofrecer una experiencia
integrada al cliente y (3) Investigación más profunda de los puntos de
contacto digital del cliente.
La oferta actual de Software de
Colaboración
·
Algunos proveedores tienen en su oferta un conjunto de
funcionalidades, que incluyen: compartición de archivos, administración de
tareas, redes sociales y mensajería instantánea.
·
Otros proveedores incluyen las capacidades de
colaboración dentro de productos empresariales tradicionales tales como CRM o
ERP.
·
Existen los que se concentran en una función clave, como
Compartición de Archivos, y agregan versiones livianas de otras
funcionalidades.
La oferta futura de Software de
Colaboración
El mercado de los consumidores está
proveyendo las indicaciones más importantes a los diseñadores de los productos
de Colaboración 2.0 y esto tiene mucha influencia en la nueva generación de
creación de contenido:
·
La gente no solamente quiere compartir conexiones a
documentos en Word. Aquí las página web que permiten compartir imágenes (Vine,
Pinterest) que se pueden personalizar, son un buen ejemplo.
·
Video grabado probablemente será tan relevante como video
en tiempo real.
·
Los analíticos personales estarán presentes. Por ello la
información manejada incluirá detalles tales como: (a) el blog personal está
siendo leído, (b) los archivos personales están siendo abiertos o (c) el mejor
momento del día para compartir en las redes sociales.
·
Este tipo de funcionalidad probablemente lo estarán
ofreciendo nuevos fabricantes especializados, pero muchos presumen que
proveedores tradicionales como Oracle, IBM, Microsot e IBM también integrarán
este tipo de herramientas a sus productos
La importancia de la implementación
El roll-out de Colaboración debe ser
analizado cuidadosamente: (I) Algunos preferirán el uso abierto y libre de la
Colaboracion, (II) Otros preferirán un ambiente controlado, ya que encuentran
que abrir espacios para comunicaciones abiertas representa un cambio cultural mayor.
Hay que cuidar el posible efecto disruptivo y (III) Es importante conocer que
al igual que los que han hecho la adopción más temprana de Colaboración 2.0, la
mayoría de los que implementan Colaboración 2.0 están usando “espacios de
trabajo ad hoc no oficiales” en la Nube Pública.
Colaboración Digital como impulsor de
Transformación Digital
La transformación digital no funciona cuando
la solución es la tecnología misma. La tecnología debe ser un habilitador
y el habilitador debe estar alineado con la misión principal. Es un hecho
que las empresas que están dirigiendo su transformación digital desde un
enfoque más humano acercan más rápidamente y con mejores resultados la gente en
la organización. La transformación digital en las empresas no trata solamente
de lo que los clientes ven y experimentan. Las empresas deben evolucionar
y reimaginar los procesos internos, la estructura y la cultura para ajustarlas
a la evolución del comportamiento del cliente.
Se usó como referencia “Enterprise Collaboration Will Drive Digital
Transformation” http://bit.ly/1DThVZE y “Collaboration 2.0: Old Meets New”.
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