1.
Un reparto de 1ª. para
resultados de 1ª.
Hay que reunir las personas apropiadas que
traerán mayor valor a la discusión. La mejor práctica para identificar
esos individuos es que el organizador de la Tormenta de Ideas conozca y entienda
cual el tema que requiere ser remediado. El proceso de selección de participantes
naturalmente debe llevar a identificar aquellos que deben tener responsabilidad
en el resultado de la Tormenta de Ideas.
Es relativamente fácil para cualquiera
sugerir ideas, pero si las personas no tienen sentido de la responsabilidad
requerida, es muy probable que esas ideas no sean las que se requieran en el
sentido práctico. Se necesitan individuos que tomen en consideración como se
pueden ejecutar dichas ideas en la forma más práctica, los recursos que ello pueda
exigir e incluso tener un entendimiento del alcance general de dichas ideas
cuando se apliquen en la práctica. Por lo tanto, incluir personas que no
participan en el trabajo relacionado al tema, no tiene sentido a menos que sean
responsables por guiar o agregar valor a la sesión.
Si se desea agregar conocimiento y
experiencia proveniente fuera de la organización es recomendable contratar un
consultor que tenga conocimiento del tema y quién genuinamente pueda ofrecer
enfoques nuevos y efectivos.
Con respecto al respecto al tamaño del grupo
que estará asistiendo a la sesión de Tormenta de Ideas este debe ser de una
magnitud manejable. Se considera que el tamaño ideal es entre 6 y 12
participantes, y esto es válido aun cuando 24 o más personas participaran
eventualmente en la solución. También es conveniente invitar a la sesión
personas que puedan tener un sentido de “propiedad”, tales como Jefes de
Departamento involucrados o aquellos del equipo que tienen talentos especiales
y puedan traer perspectivas genuinas.
En todo caso, hay que evitar tener presentes
a todos los que tienen el título de Director (“Chief”) o algo
equivalente. Ello solo haría el proceso más lento y no se necesitan
espectadores. En todo caso, información importante que salga de la sesión
se puede compartir posteriormente, pero solamente los conceptos claves con
todos aquellos que deben estar enterados y conocerlos.
Aquí es conveniente hacer una diferenciación
importante, una sesión de Kick-Off no es una sesión de Tormenta de Ideas.
La Tormenta de Ideas debería ocurrir antes de un Kick-Off. Las reuniones
de Kick-Off sirven para introducir los objetivos, los participantes, los
compromisos de fechas y a quienes involucrará la solución.
2.
La preparación previa es importante
Hay que darle tiempo a los participantes para
prepararse para una Tormenta de Ideas. De esta manera los asistentes
tienen tiempo para realizar su propia investigación y Tormenta de Ideas
personal. La magnitud de este tiempo previo asignado a esto
dependerá de la complejidad del tema que se estará discutiendo.
Si no hay preparación previa los
participantes probablemente se sentaran inicialmente a mirarse uno al otro y
eso no es nada efectivo. Hay personas que piensan mejor cuando están
solos o si se les provee tiempo para procesar sus pensamientos. Otros
pueden no operar bien o sentirse intimidados por la forma en que se maneja la
reunión, como consecuencia se retraen o peor aún pueden plantear ideas
incoherentes afectados por los nervios. Hay que tratar de lograr que todos
participen en forma efectiva.
El tiempo ideal de aviso previo de 5-7 días
con un par de recordatorios antes de la sesión. En todo caso, debe ser un
mínimo de 48 horas antes. Hay que recordar también que los invitados
tienen responsabilidades propias en sus departamentos o roles en la empresa.
3.
Definir los conceptos clave y hacer valer la
Tormenta de Ideas
Independientemente, del rol del participante
es importante recordar que se trata de una sesión de Tormenta de Ideas y que no
se trata de un encuentro para plantear “mi-idea-es-la-única-válida-aquí”.
Para quién funge de facilitador es
conveniente hacer que se escuchen las ideas propuestas y conocer las razones
por las cuales se propone como una idea o solución viable. Aquí es
conveniente reforzar la proposición con preguntas como “Porqué crees que esto
funcionará para nosotros? o ¿Cómo llegaste a esa sugerencia?
Otro aspecto muy importante es promover la
participación de otros en la sesión, en parte para contrarrestar las
preconcepciones psicológicas desencadenadas al haber solicitado a todos la
investigación individual o el proceso mental previo. Hay que tratar de apartar
a los participantes de la actitud competitiva natural hacia una más positiva
para efectos de la Tormenta de Ideas.
Como facilitador se recomienda:
v Pedir a cada uno que
escuche las ideas de otros en forma positiva.
v Si un participante
plantea una idea aparentemente viable se le pregunta a otro participante que
piensa que se puede potenciar o apalancar de dicha proposición.
v Cuándo el concepto no
es viable, simplemente se procede a otra pregunta.
v Se trata de que cada
sugerencia individual reciba una oportunidad razonable de ser presentada y
explorada.
Las personas cuando entran a una Tormenta de
Ideas pueden estar más focalizadas en la presentación de sus ideas y pueden
estar viviendo la fantasía de ser seleccionadas y ser reconocidas. La
realidad es que se deberían analizar todas las ideas presentadas y como esas ideas o
sugerencias pueden influenciar a cada uno como parte de un todo y así llegar a
una solución mejorada.
Hay que asegurar que una persona esté tomando
nota de las sugerencias claves presentadas y discutidas. Al final debería
haber una ronda de discusión para desarrollar un concepto unificado que tome en
consideración las mejores sugerencias para definir el plan de seguimiento.
Conclusiones:
v Mantener el tamaño
del grupo manejable.
v Que asistan solo
aquellos que puedan proveer el mejor valor.
v Proveer tiempo previo
de preparación.
v Estimular y promover
la interacción durante la sesión.
v Unificar los mejores
conceptos al finalizar la Tormenta de Ideas para obtener mejores resultados.
El artículo base apareció en LinkedIn y su
autor es Alex Redondo, CEO de AVIOA.
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