Sin embargo, como las reuniones involucran a
seres humanos, también hay que considerar aspectos asociados a nuestras peculiaridades
y nuestras emociones. Por ello, podemos descubrir que en el corazón de
muchas reuniones improductivas están ciertos personajes cuyo comportamiento
disruptivo, poco profesional y que genera distracción puede afectar el
desarrollo de las mismas. En este escrito se trata de presentar algunos
ejemplos de los personajes más comunes y hacer recomendaciones de cómo
enfrentarlos.
También nos encontramos con otras situaciones
donde personas que asisten a las reuniones se puedan sentir molestos o a la defensiva
por ciertas que expresiones que otros utilicen. Esto es algo que no siempre es
aparente, ya que las expresiones en si son inofensivas, pero dependiendo de
cómo se usan y de la motivación que allá detrás de ellas estas pueden afectar
al participante y por ende a la reunión.
Los personajes más comunes
El secuestrador
Los secuestradores simplemente anuncian la
materia que quieren discutir, generalmente al principio de la reunión y
directamente provocan que se arranque esa discusión. El tema puede estar
referido a la crisis más reciente o algo que tengan en su mente. Hasta se
llega al extremo, donde este tipo de personaje secuestra su propia
reunión. En ambos casos el secuestrador altera la agenda con algo
distinto al temario, lo cual es aceptable si existe una emergencia real, pero
frecuentemente no se trata de eso sino más bien de falta de foco.
Las agendas de las reuniones deben ser
preparadas previamente con cuidado para asegurar el foco y los resultados
apropiados y que al final se desemboque en una ejecución de acción o
acciones. Cuando ocurra el intento de secuestro, el líder de la reunión
debe cortar la discusión y reenfocar el grupo en la agenda. El líder a su
vez también tiene que resistir la tentación de ser quién desvíe la atención y
más bien debe dar el ejemplo.
El distractor
Los distractores quieren hablar sobre
cualquier cosa y sobre todo menos de aquello que está en la agenda. Con
frecuencia llevan la discusión a temas tangenciales que no generan nada
productivo. Típicamente la motivación es llevar la discusión a un tópico
que le interesa al distractor o lo hace para evitar la discusión valiosa en un
tópico que no es cómodo para el distractor, ya que posiblemente se podrían
revelar sus limitaciones o carencias. Una técnica típica del distractor incluye
desviar la atención hacía temas asociados a la política. Otra técnica
utilizada es tomar el nombre de una organización o de una persona específica y
generar una discusión criticando la otra parte, por fallas percibidas pero que
generalmente no tienen nada que ver con la discusión en la reunión.
Al igual que con los secuestradores, el líder
debe rápidamente redireccionar la conversación al tema en discusión. Esto
puede obligar a que se tenga que interrumpir al personaje y además ser muy
directo en esta acción. El líder no debe perder el control de la
reunión.
El piloto de caza
Los pilotos de caza son los personajes se
presentan a las reuniones e inmediatamente comienzan a cuestionar decisiones y
acciones. Generalmente se trata de personas con un alto nivel jerárquico
dentro de la empresa y las cuales se supone que deben asistir normalmente
a esas reuniones, pero solo lo hacen ocasionalmente. Para el líder de la
reunión, ellos pueden representar un inconveniente importante, ya que por su
nivel se trata de personas que pueden ser los patrocinadores de proyectos que
involucran al líder. También es común que el Piloto de Caza ha delegado
su asistencia a estas reuniones en otras personas de menor jerarquía y
asisten solo cuando tienen tiempo disponible, preguntas que hacer o
preocupaciones y entonces se presentan en la reunión y lanzan sus “cohetes” al
cuestionar todo lo que se ha hecho hasta la fecha. Estos pilotos de caza,
ya sea como patrocinadores de proyectos o como ejecutivos de nivel similar al
líder de la reunión probablemente representan la situación más compleja y
difícil de manejar.
La recomendación es primero permitirles que
se expresen y escucharlos. Donde los hechos planteados no se correspondan
con la realidad, con calma y tacto es necesario corregir públicamente los
mismos. El paso siguiente es programar una reunión privada con el Piloto
de Caza para allí revisar sus inquietudes. Si ellos no pueden asistir
regularmente a las reuniones programadas, es conveniente coordinar un programa
de discusiones independientes para mantenerlos actualizados y también para
conocer sus preocupaciones.
El pontificador
Pontificadores son los que cuándo reciben el
derecho de palabra nunca lo sueltan y no dejan de hablar. Este es un
perfil muy común en el mundo académico. Los pontificadores tienden a
entrar en detalles innecesarios en los tópicos más simples y básicos. No
es raro encontrar personas brillantes que se toman 15 minutos para responder a
una pregunta, que solo requería un “si” o un “no”.
La única manera de frenar este tipo de
personas es interrumpirlas, una vez que está claro que su accionar es
obstruccionista. Para estas situaciones, pueden ser muy efectivas
expresiones tales como “No entremos en eso ahora” o “No pienso que se necesite
tanto detalle”.
El “Doctor Google”
Esta es una criatura relativamente
nueva. Son lo que asisten a las reuniones y buscan en Google información
sobre varios aspectos del tópico en discusión con el propósito de hacer
preguntas cuya respuesta pueda hacer quedar mal a otro asistente. Su objetivo
no es elevar el nivel de la discusión clarificando un punto o reforzando con
alguna estadística relevante, sino es más bien tratar de lucir bien haciendo
quedar mal a otro. Los otros participantes rápidamente detectan esto y los
temas de confianza e integridad pueden comenzar a afectar el trabajo en
equipo.
Una manera de evitar esto es prohibir el uso
de laptops, tabletas y teléfonos, con excepción de quién lleva la minuta o
proyecta una presentación. Donde se ha aplicado esta normativa la
efectividad de las reuniones han tenido un salto mayor.
Expresiones poco afortunadas
que pueden incomodar
Ø “No necesito los
detalles, lleguemos al meollo” Quién lo dice puede estar insinuando que
los otros son mezquinos o están usando argucias, además con eso posiblemente
está evitando verse en la necesidad de profundizar, ya que él mismo no domina
los detalles.
Ø “Bueno, estos son los
hechos” El comentador enfatiza que se atiene a hechos concretos, implicando que
otros pueden ser distraídos por prejuicios, sentimientos o suposiciones.
Ø “Tú podrías tener
razón, pero …” El comentador aparenta ser de mente abierta, mientras que simultáneamente
puede estar socavando la autoridad y credibilidad de otro,
Ø “Me estoy preguntando
sobre …., Fulano podrías averiguar y posteriormente regresar con esta
información” El comentador demuestra su hábito de toma de decisiones
razonadas, mientras que hace que Fulano, quién posiblemente además no le
reporta, haga el trabajo requerido y posteriormente regrese al grupo con la
información necesaria.
Ø “Hiciste un gran
trabajo con eso, Fulano” El comentador demuestra una actitud positiva, mientras
se coloca en una posición para juzgar y ser condescendiente hacia Fulano.
Ø “Creo que lo que
Fulano está tratando de decir es …” El comentador demuestra que sabe escuchar y
le da crédito a otros, pero también que es capaz de llevar las ideas de Fulano
más allá de los que este mismo es capaz de hacer..
Ø “Veo porqué puedes
pensar eso, yo también lo hacía en el pasado” El comentador pareciera que tiene
simpatía, pero al mismo día indica que ya ha evolucionado más allá que el otro.
Por supuesto todas estas expresiones no necesariamente
tienen que generar perjuicios, y eso depende del contexto en que usan y en la
motivación que acompaña a quién la está usando. En todo caso, es
importante considerarlos ya que comentarios aparentemente inofensivos pueden
incluir ese componente oculto que incomoda.
Otras acciones
Otras acciones pueden generar descontento en
una reunión:
Ø Dos personas que se
escriben notas o que susurran entre ellos.
Ø Alguien leyendo
material no relacionado a la reunión.
Ø Las personas que
discuten sobre temas filosóficos irrelevantes para la reunión.
Ø La personas que están
chequeando sus teléfonos en forma subrepticia.
Entre
las fuentes utilizadas se encuentran artículos publicados en CIO http://bit.ly/1Bpw2Hp y en LinkedIn http://linkd.in/1mvnprV (LinkedIn)
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