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Hay más de 50 blogs dedicados a la productividad
personal, con lo cual se comprueba el enorme interés en el tema.
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Existe un “Personal Productivity Stack Exchange”, en la
forma de una página web de preguntas y respuestas para personas que quieran
mejorar su productividad personal.
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Algunas publicaciones proveen unas pocas ideas y muy simples, mientras
que hay otras que recomiendan hasta 111 maneras de mejorar la productividad personal.
Será posible que uno pierda productividad tratando de aprender tantos detalles?
Así que finalmente tratamos de sintetizar las
mejores y más comunes ideas de algunos de los autores y además alinearlas con algunos hábitos
propios. Cómo no es una materia para la cual sea fácil desarrollar
fórmulas y ecuaciones, aun cuando existen algunas investigaciones, se trata
principalmente de recomendaciones asociadas al sentido común y a la experiencia.
Por supuesto, no son obligantes, no todas funcionan para cada uno, pero
seguramente todos podemos aprender y aprovechar algo.
Donde y cómo comenzar la
mejora para la productividad personal
La recomendación más generalizada de casi todas los autores es “Hacer las tareas más difíciles primero” y los argumentos a favor de esto incluyen:
· La tarea más difícil es la que más frena a la persona y también la que más energía consume.
· Posponerla significa que el reto queda en el sub-consciente.
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Completar la tarea más difícil crea
un sentimiento de triunfo que facilita la ejecución de las otras tareas más
simples.
También hay algunas ideas que pueden servir de acompañamiento y de refuerzo a este primer paso:
· Al comenzar el día es conveniente revisar lo que uno debe enfrentar y a partir de allí seleccionar la tarea de arranque.
· La ejecución de las tareas requiere concentración y muchas personas para lograr esto desconectan u ocultan por un tiempo los “notificadores importantes” (alertas, pop-ups) en la computadora y el teléfono inteligente y solo dejan abiertos algunos canales (mensajes de texto, llamadas, etc.) para responder exclusivamente a urgencias.
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Hay quienes gustan de tener un
comienzo oficial del período de ejecución de tareas, por ejemplo poniendo
música.
Como mantener la
productividad durante el día
Los días o los períodos de trabajo incluyen la ejecución del conjunto de tareas que la persona identificó y aquí se incluyen algunos de los hábitos que aparecen recomendados:
· El hábito de “Completar lo que se comenzó” es determinante. Obviar esto fácilmente conduce al modo de “multitasking”. Si se logra evitar ese “multitasking” se tiene la ventaja adicional que no hay que consumir tiempo adicional recomenzando múltiples veces la misma tarea.
· “Resistir la tentación de solicitar ayuda tempranera”, obliga a ser perseverante y ello deviene en una mayor productividad. Presionar para completar algo difícil genera el aprendizaje adicional del hábito de perseverar y completar tareas cuando estas se complican. Ello ayuda en la próxima oportunidad que se presente para enfrentar algo duro, el auto-aprendizaje genera autonomía.
· La conveniencia de “Aislarse de las distracciones” es muy importante. Las distracciones son los principales enemigos de la productividad, ya que desvían la atención y generan pérdida de concentración y tiempo. Las investigaciones demuestran que cada distracción significa un retraso de 20 minutos en productividad. Es importante tratar de identificar y aislar las distracciones típicas personales (por ejemplo la “campanita” del correo electrónico). Aquí también se puede pensar en buscar una forma de aislamiento, una posibilidad puede ser usar un par de auriculares para aislar el ruido por un tiempo o colocar un aviso de “No molestar”.
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“Aprender a decirle que “no” a lo que no contribuye
directamente a las principales prioridades”. Hay quienes tienen
claramente identificadas sus principales prioridades y si se les solicita
alguna tarea que está fuera de estas responden proponiendo varias opciones,
tales como posponer otros requerimientos para poder ejecutar el solicitado, o
preguntar por la forma de cómo podría realizarse la tarea sin la participación
de la persona. Esta manera de enfrentar y responder a la solicitud tiene
como ventaja adicional que se refuerza la relación con el solicitante, ya que
el solicitado es percibido como confiable, por cuanto responde y cumple con los
compromisos adquiridos.
Como planificar mejor el
tiempo
Como toda actividad
donde se desee ser eficiente, la mejora de la productividad personal requiere
un grado de planificación y para ello se sugiere:
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Crear una lista de actividades pendientes. Para
este fin se puede usar una aplicación de control de tareas, incluso muchas de
las aplicaciones de correos incluyen módulos de tareas. Así se evita
usar servilletas, papelitos de “to-do”, escribir el recordatorio en el correo o
tomar notas en la mano.
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Mantener un calendario maestro con las citas, reuniones y
eventos sociales comprometidos, identificando quienes asisten y donde ocurren.
Esto permite distribuir mejor el tiempo.
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Limitar el número de proyectos que se ejecutan
simultáneamente. En el programa de trabajo, deben entrar en ejecución
proyectos nuevos sustituyendo los proyectos que se vayan completando.
·
Establecer varios puntos de revisión de la lista de
tareas:
o Se requiere el
control y la revisión diaria.
o Control y
planificación periódica, preferiblemente en forma semanal.
o Es importante tener
una idea clara de lo logrado contra lo que se había propuesto y así planificar
la semana siguiente.
La planificación es más fácil de realizar si
tiene una buena organización y acceso a la información y esto puede incluir:
·
La colocación de todas las notas y referencias en un solo
lugar digital, para esto existen aplicaciones específicas o puede ser algo tan
simple como la creación de carpetas específicas en el correo electrónico.
·
Hay quienes prefieren tener esta información en sitios
accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.
·
Otra práctica interesante es la de poner la bandeja de
entrada en el correo en cero. Esto implica que al leerse un correo se
escoge como respuesta una de las siguientes opciones: 1) Responder y archivar
en la carpeta apropiada, 2) Archivar en la carpeta apropiada sin tomar acción,
3) Mover y archivar en otro servicio y 4)Marcar para hacer la lectura más
adelante. Eso ya es planificación!!
El mejor momento para ser
productivo
A título personal no
se puede garantizar la misma capacidad productiva todo el tiempo y por ello es
importante identificar esos momentos de mayor productividad y asociar
hábitos para su aprovechamiento:
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Realmente no hay una respuesta única, ya que mucho
depende de cada persona.
·
Para los que operan bien temprano en el día, se
recomienda que uno se despierte temprano y que se comience a trabajar cuando
hay menos ruido de oficina, menos interrupciones, cuando haya paz y soledad.
·
Esta recomendación es apropiada para algunos, ya que no todos somos tempraneros. Cada persona tiene que
detectar ese momento más productivo del día.
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No se debe programar la ejecución de
la lista de actividades para los momentos cuando la persona tiende a ser menos
productiva, sino todo lo contrario.
·
En contraposición, es preferible ejecutar las actividades
más fáciles en los momentos menos productivos del día.
El manejo de las instancias
de bloqueo
Por otro lado, siempre ocurren las instancias
en las cuales la persona se queda bloqueada y siente que no avanza con una
tarea. Allí es conveniente dejar de trabajar al sentirse que se está
topando con una pared. Entonces entra en juego la búsqueda de las
desconexiones que permitan descansar y rápidamente recuperar la energía y el
interés para reiniciar el esfuerzo interrumpido. Entre las muchas
opciones para esos momentos temporales de bloqueo se incluyen:
·
Tomar un tiempo para navegar en Internet en algún
área de interés.
·
Quedarse de pie frente al escritorio, estirarse y
respirar hondo por unos minutos.
·
Salir a caminar y
respirar aire fresco.
·
Comer una merienda, preferiblemente con proteínas y
fibra.
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Tomarse un tiempo para limpiar y reorganizar el
escritorio.
·
Si después de tratar alguna de esas actividades
relajantes no hay resultados, hay quienes toman una corta siesta.
·
Siempre es importante descartar que la falta de energía
sea causada por falta de hidratación.
La colaboración y la
productividad personal
“Ofrecer ayuda a los compañeros más
productivos” impacta positivamente la productividad personal. La pregunta
es cómo iniciar ese proceso? Primero, hay que tratar de identificar
al empleado más trabajador de la oficina y ofrecerle apoyo para una tarea
específica. Es importante que esa oferta sea genuina, no solamente con la
intención de aprovechamiento personal.
La colaboración es clave para ser altamente
productivo. Ayudar a ese colega tiene varios propósitos, por un lado
sirve para aprender y por otro lado crea condiciones para eventualmente poder
contar con la colaboración de ese colega en otros eventos futuros. Por
cierto, todo esto también aplica a los trabajadores remotos.
Conclusiones
Como una advertencia, no hay que olvidar, que es posible que si se tiene un problema persistente de productividad es posible que se deba a que la persona ya no disfruta lo que está haciendo. Si el trabajo actual ya no excita, es posible que sea conveniente buscar otro trabajo o una carrera distinta. Si se encuentra lo que apasiona, la productividad se dispara con muy poco esfuerzo.
El aumento de la productividad personal es parte de un
proceso continuo, y una vez que se convierte en tema de interés de la persona,
el proceso de cuestionamiento y mejora nunca cesa. En parte las mejoras
se logran ya que aparecen nuevas tecnologías que podemos aprovechar y que
frecuentemente nos cambian la forma de trabajo personal. Como muestra, solo
recordemos el correo electrónico y el teléfono inteligente. Como el proceso de
descubrimiento de mejores hábitos es progresivo, se trata de ir detectando las
mejoras de productividad, un hábito a la vez.
Se usaron varias fuentes, las más importante fueron en la revista Inc. http://bit.ly/1v2qBgk (7 tips to become a Productivity Superstar) y http://bit.ly/11ChEOP (17 Exceptional Ways to Kick Your Productivity Way Up) y en el Huffington Post http://huff.to/1v2sOZ8 (The Ultimate Guide to Personal Productivity).
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