Abrumado, agobiado en el trabajo?

Todos nos sentimos abrumados en el trabajo en algún momento, aun cuando no sea fenómeno permanente.    Cuando buscamos soluciones que están fuera de nosotros, tales como: software, apps, dispositivos, aplicaciones para el manejo del tiempo, etc. muchas veces terminamos hasta peor.  Algunas  de esas herramientas nos permiten hacer más cosas y con ello creamos las condiciones para más agotamiento y para sentirnos abrumados. Este fenómeno ocurre dentro del nada despreciable contexto donde todos enfrentamos la batalla del balanceo entre nuestra vida profesional y personal.

La realidad es que la única persona que puede evitar que uno no se sienta abrumado es uno mismo. Por ello, la persona tiene que adquirir un compromiso con el uso de su propio tiempo si espera poder ser productivo  e inspirado en el trabajo y que además ha logrado crear una balance con su vida personal. No existe una solución que calce para todos y para cada uno, pero si se puede compartir una lista de acciones que han sido útiles para muchos:

Reconocer y superar la tiranía del presente

Las personas que viven siempre “en el momento” no miran hacia adelante, hacia el futuro, y por ello no hacen planes para lograr sus objetivos y sueños.  Indudablemente, siempre hay acciones y  cosas que hay que hacer cada día, pero mucho de esto que se piensa que hay que hacer no es necesariamente lo importante.  Esto último es cierto, si las acciones se evalúan con respecto a los objetivos a largo plazo de la persona. Por supuesto, la persona necesita tener identificados sus objetivos a largo plazo y sus sueños para poder definir prioridades y para poder ajustar cuales acciones ejecuta, cuales ignora y las que pospone.

Preguntar si “esto es realmente necesario”?

Es necesario retar algunas presunciones básicas de los hábitos personales y hacerse preguntas como las siguientes:

Es imprescindible asistir a esa reunión?

Es necesario crear ese reporte?

Obligatoriamente hay que responder ese correo electrónico?

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Una vez creada la disciplina de estos cuestionamientos se descubre, que en muchos casos se trata de algo que no hay que hacer, pero igual se ejecuta, por cuanto es lo que siempre se ha hecho.  La realidad es que hay que eliminar tantas acciones innecesarias como sean posibles.  La experiencia enseña que al lograr convertir esto en un hábito, no solo se dispondrá de más tiempo, sino que además se trata de tiempo efectivo donde de verdad cuenta.

Apretar el botón de “reinicio” en el calendario

En ocasiones la respuesta a “Es esto realmente necesario?” puede ser “Si, pero no en este momento”. Los aspectos a analizar incluyen: (1) Qué es lo más importante que hay que es necesario hacer hoy? (2)  Cuáles otras tareas impedirán que eso se haga? Por cierto, esto es igualmente válido cuando algo importante aparece de forma inesperada y en ese caso hay que reordenar el calendario modificando prioridades.  La conclusión es que tomar acción es importante, pero esto debe ser para hacer las actividades necesarias, importantes y/o relevantes.

Determinar y convivir con el ritmo operativo personal

Cada uno de nosotros tiene una manera distinta de enfrentar el trabajo. Hay quienes desde el primer momento del día comienzan inmediatamente en forma dinámica. Hay otros que gustan de comenzar reflexionando, meditando y pensando. También están lo que prefieren trabajar hasta las altas horas de la noche.

La clave está en que la persona conozca no solo cómo trabaja sino  cuándo trabaja mejor. Si la característica de la persona es que gusta de trabajar tarde en la noche, eso no funcionará bien si llega a ese momento agotado después de un día largo y por ende no rendirá.  Por supuesto, lo que importa es precisamente esto último. Si la persona no tiene identificado su ritmo, tendrá que hacer algunos experimentos para determinar qué es lo que le funciona mejor y tratar de ajustar en función de ello. Aquí también es importante hacer la planificación, ya que aun cuando no siempre pueda ejecutar el plan exactamente como se pensaba, siempre habrá un plan al cual regresar y ajustar.

Programar primero las tareas más importantes

Teniendo los objetivos a largo plazo definidos, es necesario identificar las prioridades del mes, las de la semana y finalmente llegar a las del día. Una vez que son determinadas estas deben ser las primeras en ser ejecutadas.  Si las determinantes son las actividades más importantes, no se debe dedicar el tiempo prioritario a las menos importantes.  Esto es igualmente válido para el trabajo y para la vida personal.

Crear espacio en el tiempo para el pensamiento inconsciente

Proveer tiempo para el pensamiento inconsciente es clave para tomar decisiones inteligentes frente a problemas complejos.  Las investigaciones demuestran que las personas tienden a tomar sus mejores decisiones cuando tienen una oportunidad para revisar datos y hechos … y después de allí focalizar sus pensamientos en algo distinto por un período de tiempo. Esta desconexión varía para cada persona y puede ser de diversas formas: caminar, ejecutar una tarea mecánica simple, hacer ejercicios.  Lo que parece funcionar es ejecutar algo donde el cuerpo tome control y la mente opere bajo piloto automático.  Es sorprendente el número de soluciones que aparecen cuando no se está tratando de ser creativo.

Establecer límites

Nadie puede ni debe tratar de ser un ser que trabaja bajo el esquema de 24/7, aun cuando muchas veces uno siente que así debería hacerlo. Es definitivamente necesario establecer límites y así disponer de los momentos en los cuales se deja de trabajar, asegurando ciertos períodos que son exclusivamente con la familia, otros momentos en los cuales no se toman llamadas o no se leen correos. Una vez que la persona identifica estos períodos  debe notificarlos a los otros de su medio ambiente.  La lección principal es que otros nunca respetaran el tiempo de la persona, si esta misma no lo hace.

Usar el “si” y el “no” en forma estratégica

En realidad se le puede decir que si a todo, solo que en ese caso está garantizado que no se cumplirá todo lo comprometido.  Por ello, no se le puede decir que “si” a todo:

• En algunas ocasiones simplemente hay que saber decir que no.
• En otros momentos podrá ser “No, a menos que ..” y allí se definen algunas estipulaciones.
• Algo muy similar ocurre con el “si”: “Si, pero solo si …” y así se agregan las guías.
• Un si automático a cualquier solicitud, también automáticamente le resta tiempo a lo que se debe hacer con respecto a los objetivos importantes de la persona.

Domar las distracciones

La mayorías de las personas son distraídas en más de 30 ocasiones en una hora, a través de diferentes mecanismos: llamadas telefónicas, correos electrónicos, textos, documentos recibidos, visitas intempestivas y la lista es interminable. Es necesario programar bloques de tiempo donde se apagan las alertas. Volvemos al punto central, la única forma de cumplir con el programa de trabajo es trabajando contra el programa de trabajo personal y no el de otras personas.

Recordar el impacto en otros

Si la persona es un líder, ella naturalmente impacta a otros.  Es el líder quién establece la dirección, es quién define el estándar, es el modelo a seguir por otros. Por ello hay que ser un buen modelo y demostrar que se es alguien que logra que se cumplan tareas importantes, que se mantenga la dirección, que se focalice en el logro de los objetivos y de los sueños.  Esta es razón suficiente para administrar el tiempo personal, de manera que se opere consistentemente en las mejores condiciones de la persona.

“10 Ways to Stop Feeling Overworked and Overwhelmed” http://linkd.in/1DgFLCP & “7 Causes of Poor Employee Performance - And How to Address Them”   http://linkd.in/1Ck4GQX