Sobrevivir una implementación de ERP!

Todas las organizaciones tienen la necesidad de contar con un sistema administrativo-operativo para conocer su desempeño y para poder controlar sus acciones administrativas y sus resultados. Desde hace varias décadas han aparecido los ERP que han ayudado mucho en esta tarea. Sin embargo, implementar los ERP ha sido un reto enorme para todos, ya que ello implica muchos elementos: reflejar la estructura del negocio en el código contable, conectar cada transacción administrativa a un registro contable, recopilar la información en el nuevo formato, la complejidad de cambiar los procesos de una empresa, el doble trabajo de seguir operando simultáneamente con los procesos existentes, el compromiso de los participantes, etc. ….

Ahora bien, si hay tanta experiencia acumulado implementando ERP por qué razón sigue siendo una experiencia traumática? El mejor estimado no-científico es que el 90%-95% de las implementaciones tienen historias de horror que compartir. Realmente si no se ha participado en una implementación de ERP es difícil de entender esto: el estrés, las horas dedicadas, la montaña rusa de emociones de los grandes éxitos vs. los deprimentes fracasos. La experiencia indica que estas son algunas de las principales fallas:  

Los errores más frecuentes

• ·         Planificación pobre – Muchas organizaciones no hacen suficiente planificación previa.
• ·      No investigar debidamente a los proveedores – Hay que buscar referencias de empresas del mismo sector que han implementado el ERP seleccionado.
• ·     Subestimar el tiempo y los recursos requeridos – La mayoría subestima groseramente los recursos requeridos para la implementación.
• ·         No asignar la gerencia apropiada – La gerenciación del proyecto y los diferentes roles (gerente de proyecto, líder de equipo, patrocinador) son cruciales para el éxito.
• ·     No establecer prioridades – La gente trabaja más lentamente cuando tienen que hacer malabarismos con múltiples tareas y cambiando de dirección continuamente.
• ·         No invertir en capacitación y gerencia del cambio – La falta de capacitación puede llevar al rechazo del nuevo sistema por parte del personal. Para evitar la resaca de la entrada del ERP en vivo, tampoco se debe ignorar la gerencia del cambio.
• ·         Subestimar la importancia de la data confiable – El ERP solo es tan bueno como la data que se le ha alimentado.
• ·         Tratar de absorber toda la lógica del negocio en el ERP– Es erróneo asumir que el ERP puede manejar todos los procesos del negocio.
• ·         No desinstalar las aplicaciones legacy – Se puede terminar con un monstruo de dos cabezas y nunca operando en el ERP.
• ·        No entender o no usar capacidades claves del ERP – Las encuestas indican que solo el 46% tiene un buen entendimiento de las capacidades que usan.
• ·         No disponer de un ambiente de prueba –  El volumen de carga real debe ser simulado para ver el efecto del ERP en el mundo real. 

Otros errores no identificados tradicionalmente

• ·     No entender que las implementaciones son en parte iguales política interna y emociones – Ignorar el efecto de cualquiera de ellas impactará el proyecto.
• ·      No ajustar los procesos a las mejores prácticas – La idea de un ERP es adquirir las mejores prácticas y así ahorrar varios años de aprendizaje, si se les ignora aumenta la posibilidad de fracaso.
• ·      Creerle todo al equipo de ventas – El equipo técnico del cliente debe hablar con los expertos técnicos del proveedor.
• ·      Presupuestar para una reducción de personal – Es posible que esto ocurra el segundo año después del go-live. Hay que contar con un aumento de personal cuándo los usuarios estén batallando con el sistema.
• ·         Es 80% de lo planificado suficiente para el go-live? – Esa es un regla de oro, pero entonces por qué razón el 20% restante exige un esfuerzo tan desproporcionado?
• ·       Subvalorar la necesidad de comunicación – Independientemente del foro, de lo oportuno, del método nunca es suficiente. 

Se hace referencia a “I Survived an ERP Implementation – Top 10 Gems of Advice I Learned the Hard Way” http://bit.ly/2e9LRhy y “13 Common ERP Mistakes and How to Avoid Making Them ”

http://bit.ly/UoOGig.

Es importante ser considerado hacia otros?

Ser considerados hacia otros es una actitud cotidiana que no necesariamente se considere importante. Pero resulta que ser considerado hacia otros es parte integral de lo que significa ser humano, suaviza a la gente y los hace más maleables a la forma de pensar de la persona. Además ser considerado también es bueno para la salud mental y física y para la carrera profesional de la persona, así como para todos los que lo rodean.

Si se trata de una conducta que es favorable, y habiendo tantos elementos compitiendo por la energía mental finita de un individuo, la  preguntar que se puede hacer es cómo se puede desarrollar esa capacidad de ser considerado hacia otros. La mejor manera es emulando los hábitos de las personas consideradas y a continuación se revisa la explicación científica del fenómeno y se mencionan algunos de esos hábitos que pueden ayudar en este aspecto.

Explicación científica

Investigaciones en el campo de la neurociencia demuestran que el cerebro humano reacciona de manera idéntica cuando se ve a otros sufrir un dolor cómo cuándo se experimenta el dolor directamente. Observar una persona experimentar dolor activa dentro del cerebro la estructura profunda responsable de nutrir el comportamiento y la cual se denomina el área periacueductal gris. Cuándo se demuestra consideración por otros, se dispara el centro de gratificación del cerebro, elevando químicos que generan agrado: dopamina, oxitocina y opiáceos endógenos. Ello hace sentir bien a la persona en una forma similar como le ocurre a los corredores por el efecto de las endorfinas.

Los hábitos

Practicar la empatía – Nadie podrá entender la perspectiva de otro, a menos que trate de colocarse en el lugar de esa persona y considerar las cosas cómo ellos las ven. El sentido de compasión  empuja a las personas consideradas a conectar y a obtener placer y satisfacción personal de ese intercambio desinteresado. Es sorprendente cómo el simple hecho de preguntar a otro cómo se siente actúa positivamente sobre su ánimo, su humor y su auto-estima. Ser considerado implica establecer contacto con una persona cuándo la intuición lo indica.

Cuidar los modales – Cuidar los modales significa focalizarse en cómo el otro se siente, no cómo uno se siente. Es actuar conscientemente de una manera que coloca a otros en una posición cómoda y los hace sentir confortables.

Ser altruistas … a veces – El altruismo puede ser un arma de doble filo para las personas consideradas. Al priorizar las necesidades de otros sobre las propias, se hace felices a los demás y se crea un sentido de realización personal, pero con frecuencia se pierde la habilidad de decir “no” cuándo eso corresponde. Lograr este balance es tan importante como ser considerado.

Ser pacientes, aun cuando uno no sea fácil – Paciencia no es una característica pasiva. Es difícil de lograr, particularmente cuándo se está estresado, abrumado y rodeado de impaciencia.

Disculparse, cuándo corresponda -  Hay que disculparse cuándo es necesario y no hacerlo cuándo no debe ocurrir. Cuándo se comete un error, o se piensa que se cometió uno, disculparse es un elemento esencial de ser considerado con otros. Pero se auto-genera daño cuando se hace por complacer a otros o cuando se exagera.

Lograr que todos ganen – Gente considerada trata de encontrar formas para que todos ganen. Es su objetivo, aun cuando no siempre es posible lograrlo. Si se trata de ser considerado hay que  dejar de pensar que cada interacción con otros es un escenario de ganar/perder.

Sonreir con frecuencia – Sonreir produce un impacto significativo sobre cómo otros perciben la presencia de la persona, así como su estado de ánimo.

Se hace referencia a “7 Habits Of Considerate People” http://huff.to/YXxWkI  y “Powerful Habits of Considerate People”  http://bit.ly/1OptmnX. 

To be or not to be! Kodak y Swarovsky?

Las empresas de larga data y extraordinariamente exitosas tienen un gran reto cuándo enfrentan cambios tecnológicos que pueden alterar totalmente su mercado y esto ocurre cada vez más frecuentemente en esta transición de la Era Industrial al Mundo Digital. Para esas grandes corporaciones sus fortalezas y su sólida posición pueden ser su peor enemigo o un gran aliado. Aprovechamos para analizar el fracaso de Kodak en su intento y los esfuerzos de Swarovsky para que no le ocurra algo similar.

Detectando una situación y haciendo algo al respecto son cosas muy diferentes. Kodak inventó la nueva tecnología de la cámara digital, pero no invirtió en ella. La Gerencia de Kodak dijo “qué hermosa es la cámara digital, pero no le comentemos a nadie al respecto”. Kodak trató de igualar el desempeño de la cámara digital con las cámaras tradicionales, en lugar de mirar más allá.

Las lecciones de Kodak

• ·         Las empresas a menudo detectan las fuerzas disruptivas que afectan a su industria.
• ·         Ellas frecuentemente desvían suficientes recursos para participar en los mercados emergentes.
• ·         Su falla generalmente está en su incapacidad para adoptar los modelos de negocios que se crean con el cambio disruptivo:

o    Kodak creó una cámara digital, invirtió en la tecnología e incluso entendió que las fotos serían compartidas en línea.

o    No detectaron que compartir fotos en línea era un nuevo negocio, no solamente una expansión del negocio de impresión.

Swarovsky

Fundada en 1.895 por Daniel Swarovski y dos socios, dedicados al negocio de tallado de cristales en Bohemia.  El cristal es casi idéntico al vidrio, solo que incluye plomo, pero es notoriamente difícil darle forma en fragmentos pequeños. La mudaron a una pequeña aldea en Austria, para evitar que los rivales copiaran su nueva maquinaria (alta tecnología de la época, el Google del momento) que permitía tallar el cristal más económica y rápidamente.

Eventualmente, Swarovsky se volvió complaciente y sufrió en la crisis financiera del 2.008 y con la ola de competidores chinos ofreciendo cristales de la gama alta por una fracción del precio acostumbrado, aprovechando mano de obra barata. Para el 2.010 Swarovski había despedido casi 2.000 empleados y comenzaba a repensar como operar en este nuevo mundo donde el precio era el factor determinante. La empresa necesitaba disminuir costos, responder con mayor velocidad a las nuevas ideas y adaptarse a los cambios que la tecnología traía. La quiebra de Kodak en 2.012, fundada siete años antes que Swarovsky, era un recordatorio constante.

Acciones de Swarovsky

• ·         En 2.013 construyó una línea de producción para fabricas lotes más pequeños de cristales, a un precio más bajo.
• ·         Ahora Desarrollo de Tecnología, Mercadeo y los equipos de Ventas tienen más independencia para probar nuevas ideas. En 2.014 un ingeniero inadvertidamente se tropezó con la forma de convertir un cristal Swarovsky en una celda solar, la cual permitió crear el rastreador solar para ejercicios.
• ·         En 2.016 otro cristal, desarrollado con sensores integrados, cambia de color al ser tocado. Así se pueden crear productos ideales para el mundo de la moda.
• ·         Creación de un nuevo servicio de comercio electrónico como polo para joyeros.
• ·         Focalización en alianzas que permiten acceso a nuevas ideas y tendencia tecnológicas.
• ·         Renovación de las plantas de manufactura para permitir trabajo conjunto con emprendimientos independientes.
• ·         Inversión en emprendimientos y para el desarrollo de tecnologías propias.

 Transformación Digital – preguntas a responder

• ·         En cuál negocio está la empresa hoy? No se trata de tecnologías, ofertas o categorías, sino que cuál problema se le está resolviendo a los clientes.
• ·     Qué nuevas oportunidades abre la disrupción?  Esta siempre hace crecer los mercados y transforma los modelos de negocios.
• ·    Cuáles capacidades son requeridas para aprovechar esas oportunidades? Las empresas dominantes son potencialmente las mejor posicionadas para aprovechar las oportunidades disruptivas, pero hay que detectar y superar limitaciones.

Se hace referencia a “Kodak’s Downfall Wasn’t About Technology” http://bit.ly/29WK9v3 y “Swarovski, Maker of All Things Bejeweled, Tries On a Hoodie” http://nyti.ms/2dUk4zQ

Qué hacer con los introvertidos?

La extroversión o introversión absoluta es muy poco común, por lo cual la mayoría de las personas estamos ubicadas dentro de un espectro de introversión a extroversión, y aquellos que se consideran introvertidos equivalen a un número entre un tercio y la mitad de la población. Muchas personas y organizaciones, en forma inconsciente, asocian habilidades de liderazgo con extroversión, sin embargo curiosamente  los CEO que más tiempo duran en sus cargos tienden a ser callados e introvertidos.

Aun cuando el ideal extrovertido ha dominado el mundo empresarial, hoy ya existen tendencias que presionan en la otra dirección. La industria de la tecnología, donde es más común encontrar introvertidos, además ha creado facilidades para que todos puedan comunicarse a distancia y así disminuir los requerimientos de contacto directo que afectan a los introvertidos.

Características de los introvertidos

• ·         Tienen la habilidad de focalizarse por largos períodos de tiempo.
• ·   Necesitan tiempo, entre actividades que incluyen socialización, para poder recargarse y concentrarse.
• ·         Tienen mayor propensidad al pensamiento balanceado y crítico.
• ·         Hablan menos en las reuniones, pero también tienden a pensar mejor lo que dicen.
• ·         La gente calmada y callada pueden tener tanto impacto como los muy  extrovertidos, si operan en el ambiente apropiado.
• ·         Los introvertidos en la vida corporativa:

o    Cómo el trabajo es esencialmente social, por lo tanto necesitan hacer un mayor esfuerzo para adaptarse.

o    Para crecer en la escala empresarial generalmente aprenden a comportarse parte del tiempo como extrovertidos.

• ·         Tiene interés en liderazgo y los ayuda el que se sienten cómodos empoderando a otros.
• ·         Tienden a buscar menos la gloria personal que el bien de la organización.
• ·         Todo ese conjunto de características también los ayuda a ser emprendedores exitosos. 

Introversión y Extroversión

• ·         Los introvertidos tienden a recargarse usando tiempo en solitario. Los extrovertidos absorben energía de otra personas.
• ·         El introvertido puede: (a) Crear espacio – entre reuniones para recargar sus baterías sociales, (b) Crear foco – para profundizar en problemas complejos y traer soluciones al equipo, (c) Sintonizar – con otra persona en un uno-a-uno.
• ·         El extrovertido puede: (a) Sobrecargarse de trabajo – en la búsqueda de altos niveles de estímulo social, (b) Reconocer a otros extrovertidos cuando necesitan elogio (lo cual incomodaría a un introvertido), (c) Explorar – más experiencias, más ideas, catalizando creatividad.
• ·         Hay estudios que muestran que extrovertidos supervisan mejor a empleados que requieren órdenes, los introvertidos a empleados donde se espera que usen más pensamiento propio.
• ·         El manejo de la productividad personal es realmente el manejo de niveles de energía, por ello para  detectar la orientación introversión-extroversión del empleado se requiere entender el arte de la recarga. 

Cómo facilitar la vida de los Introvertidos

• ·         Proveer espacio de oficina privado y áreas silenciosas donde puedan recargar. Los espacios de oficina-abierta y el trabajo en grupo en un espacio físico funciona en contra de los introvertidos, ya que dificultan la concentración.
• ·         Revisar el proceso de reclutamiento, si este se basa principalmente en los resultados de las entrevistas, ello desfavorece a los que no están cómodos en contacto directo en público. Es preferible poner más énfasis en la habilidad del candidato en las tareas asociadas con el rol que desempeñarán en la empresa.
• ·         Cuando se diseñan los equipos de trabajo se deben considerar las posibles interacciones que puedan ocurrir entre las personas.
• ·         Algunas organizaciones importantes están modificando la estructura de sus reuniones. Buscan focalizar el contenido de las reuniones, exigiendo que cada participantes prepare un memo de  varias páginas asociado a la materia a discutir y el cual es leído en la reunión previo a la intervención de cada persona. 

Se hace referencia a “Organisations tend to be oriented towards extroverts” http://bit.ly/2cCWZmo, “Why Introverts May Be Better at Business Than Extroverts” http://entm.ag/1XpX4e0 y “Who's More Productive, Introverts Or Extroverts?” http://econ.st/2bW2nTw. 

Las nuevas tecnologías causarán desempleo masivo?

Ya estamos familiarizados con la idea que trabajo manual puede ser ejecutado por máquinas, pero ahora máquinas cada vez más inteligentes pueden ejecutar tareas realizadas por trabajadores del conocimiento. Para tener una idea del impacto potencial de este fenómeno, un estudio realizado en 2.013 en Estados Unidos analizando 702 roles, arrojó que el 47% de esas posiciones tenían un alto riesgo de automatización. Ahora lo que determina la vulnerabilidad a la automatización, no es el trabajo manual o de cuello blanco asociado, sino lo rutinario del trabajo. Su impacto en la transformación de la economía es profundo y está ocurriendo en cada industria, y como ilustración se desarrollan dos ejemplos.

Industria Naviera – Las presiones de la Digitalización

Entre las fuerzas que están sacudiendo la Industria Naviera se incluyen: (1) Desplazamientos en manufactura, donde las empresas multinacionales ahora construyen más fábricas en mercados locales, (2) El aumento de la flota global de contenedores y (3) Sistemas que permiten una reducción de costos de un 30%, al mejorar la coordinación entre los barcos y las operaciones de costa.

Se está haciendo más inteligente a la flota de barcos existente, adoptando la “era de la Digitalización”, incuyendo: (a) Instalación de sensores en los contenedores para hacer seguimiento de su ubicación y contenido, facilitando su manejo en los puertos y un más rápido giro y salida de estos, (b) Software para apilamiento más eficiente de los contenedores, (c) Un servicio de software que permite a los navieros el intercambio de contenedores libres para maximizar eficiencia y (d) Un equipo de Analíticos para descubrir la velocidad y ruta óptima de las embarcaciones.

Industria de la Moda – Las presiones del “timing”

Desde hace décadas, los diseñadores de la Industria de la Moda presentan sus líneas de productos en shows que duran una semana y a partir de allí comienzan el proceso de fabricación de los productos ordenados por los detallistas, para entrega en cuatro a seis meses. Pero ahora los consumidores ven las nuevas colecciones en línea en forma instantánea, por ello el momento de la oportunidad (timing) se vuelve crítico. Las empresa de “Moda Rápida” casi inmediatamente producen ropa “inspirada” en lo mostrado en la pasarela y cuando los originales llegan a las tiendas seis meses después transmiten cansancio.

Un pequeño grupo de diseñadores están probando un nuevo modelo de negocios durante el actual show en Nueva York. La idea es mostrar los modelos y venderlos simultáneamente. Este cambio no es fácil para diseñadores, suplidores, revistas de moda y detallistas que operan bajo el viejo calendario.

Automatización en el pasado y hoy

• ·         El impacto de la automatización ahora tiene una base más amplia: hace dos siglos no todas las industrias se vieron afectadas, pero hoy todas usan computadoras. En olas de automatización previas, los trabajadores podían cambiar de un trabajo rutinario a otro, pero está vez muchos trabajadores tendrán que pasar a trabajos especializados las cuales requieren habilidades que debe ser adquiridas rápidamente.
• ·         El desplazamiento de agricultura a industria típicamente tardó décadas, pero el software, el cambio de los procesos, la aparición de estándares y el aprendizaje de nuevas habilidades se pueden implementar mucho más rápidamente.  
• ·         Las técnicas de “Big Data” que permiten a las empresas mejorar su mercadeo y sus operaciones de servicio-al-cliente también proveen la materia prima para que los sistemas de aprendizaje-de-máquina sustituyan  más y más trabajos actualmente ejecutados por personas.
• ·         En el pasado la nueva tecnología siempre terminó creando más trabajos que aquellos que destruyó. La automatización de una tarea particular, aumenta la demanda para que seres humanos hagan las tareas no automatizadas alrededor de esta.  Veremos que ocurre en este ocasión!!!

Se hace referencia a “Will smarter machines cause mass unemployment?” http://econ.st/2bvRZm5, “The shipping business is in crisis. The industry leader is not exempt”  http://econ.st/2clM1yW and “The fashion industry grapples with bad timing”  http://econ.st/2cAAy0K.