Cómo participar en reuniones y no ser ignorado

Las reuniones son un escenario común donde las personas se encuentran frente a colegas de múltiples departamentos y con variados niveles de responsabilidad.  La habilidad de comunicación efectiva de cada persona es juzgada en esos ambientes y dependiendo del manejo que se haga, se puede alcanzar la confianza de los colegas, así como también se puede perder esta.  Por lo tanto, dejar una impresión positiva en las reuniones es un factor determinante para construir y mantener una reputación positiva. 

Alex Malley, empresario y ejecutivo, así como personalidad reconocida internacionalmente comparte en este artículo aprendizajes que ha acumulado a través de su vasta experiencia.  Él identifica estos cinco comportamientos principales que hacen más efectivas a las personas en las reuniones:

1.     Mensajes claves

Hay que trabajar sobre la base que el tiempo siempre es limitado.  Frecuentemente, gente muy capaz y trabajadora en sus intervenciones presentan un nivel de detalle que eventualmente obliga a quién dirige la reunión a interrumpirlos y cortarlos en el medio de su explicación. 

En la preparación para la reunión, es importante definir los mensajes clave y apuntar a proveer un nivel de detalle que sea el suficiente para provocar preguntas razonables y esa será la oportunidad para agregar información adicional que permita demostrar el nivel de conocimiento y dominio del tema por parte del participante. 

2.     Certeza y confianza

Aquellos que dirigen reuniones no gustan de las sorpresas, por ello el participante siempre debe ser directo y certero con sus comentarios.  Adicionalmente, en el momento que, comentarios hechos por un participante sobre un tema específico generen dudas, los compañeros a raíz de ello podrán comenzar a cuestionar a ese participante incluso en temas donde el participante tiene plena auto-confianza.  

Si a un participante  se le hace una pregunta que no está en capacidad de responder en el momento, es preferible que el participante así lo indique  y asegurar a los colegas para los cuales esto tiene relevancia, que dicha respuesta será provista prontamente después de la reunión. 

Certeza y confianza son el resultado de la preparación, con eso se puede evitar lo que ocurre con alguna frecuencia que personas muy capaces no hacen su tarea y con ello crean la percepción de incertidumbre en las reuniones. 

3.     Evitar la competencia

Frecuentemente colegas entran en un competencia para demostrar quién es el mejor  y ese no es un juego en el que sea conveniente entrar.  Hay que enfocarse en los mensajes clave, participar en debates sobre temas y elevarse más allá de cualquier competitividad estéril o de índole política dentro de la empresa. 

Competir es muy tentador, pero la capacidad de mantenerse profesional y objetivo en las discusiones tendrá un efecto positivo en el largo plazo, y eso es lo realmente importante.

4.     Oportunidad (Timing)

Si se comenta muy temprano sobre un tema, se corre el riesgo que la dirección y el tono de la conversación pueda cambiar y posiblemente aparezca  la necesidad de  tener que re-entrar en la conversación más adelante, obligándose a clarificar comentarios realizados anterioremente.  Esto debe ser evitado, ya que puede dañar la credibilidad de la persona. 

La oportunidad o timing de la participación es todo!!!  En una situación típica, todos los participantes en la reunión están dando sus opiniones, cada uno tratando de ser escuchado.  En síntesis, hay mucho ruido y poca sustancia.  Por esa razón, buscar el momento o la oportunidad de comentar al final del diálogo es una buen estrategia.  Al hacer esto, la persona tiene mayor claridad de todos los temas y perspectivas, por lo tanto está en una mejor posición para proveer una contribución más sólida o para ofrecer un cierre potencialmente útil a la discusión.

5.     Lenguaje corporal

De acuerdo al autor el mejor lenguaje corporal es el positivo.  El asentir con la cabeza es una herramienta muy poderosa. Cómo ilustración utilicemos la siguiente situación: 

·         Alguien en la reunión hace un planteamiento con el cual un participante está de acuerdo.

·         El participante busca contacto visual y asiente con la cabeza.

·        Si se estudia a quién hizo el planteamiento, esa persona durante la conversación posterior probablemente buscará con la mirada, el refuerzo de parte del participante que asintió.  

·       Otros en la reunión notarán esto y lo consideraran una medida de la influencia del participante que asintió.

·       A pesar del ambiente de competitividad en que vivimos, la mayoría de los seres humanos buscan reconocimiento y refuerzo.  Sin embargo, hay que tener cuidado y no exagerar, ya que los colegas comenzaran a cuestionar la autenticidad del participante!!

Son consejos, simples pero a la vez prácticos.

http://linkd.in/1lRrxPI